Bab 2: Konfigurasi Sistem dan Master Data

2.1 Ikhtisar Konfigurasi

Superadmin dan Pimpinan Audit menyiapkan data master dan parameter operasional sebelum siklus audit dimulai. Data ini menjadi acuan untuk validasi entitas, perhitungan risiko, pengelompokan temuan, dan alur persetujuan di seluruh modul.

---

2.2 Manajemen Organisasi dan Pegawai

Modul ini berada di menu Organization Management (/organization-management/*).

Unit Kerja (Organizations / Auditees)

• Menu: Organization Management > Organizations (/organization-management/auditees)
• Fungsi: Mendaftarkan divisi kantor pusat, unit operasional, kantor cabang, atau anak perusahaan yang menjadi objek audit.
• Kolom data:
  • Code: Kode unik atau singkatan (contoh: DIV-TI, KC-DILI-01).
  • Name: Nama resmi unit kerja (contoh: Divisi Teknologi Informasi, Cabang Dili).
  • Type: Tipe unit (Head Office, Branch Office, Subsidiary).
  • Parent Organization: Unit atasan langsung jika berupa sub-unit.
  • Address & Contact: Alamat operasional dan kontak PIC unit kerja.
  • Status: Aktif atau Nonaktif.

Gambar 2.1: Halaman master unit organisasi (auditees) dengan filter tipe dan status.

Jabatan (Positions)

• Menu: Organization Management > Positions (/organization-management/positions)
• Fungsi: Mengelola daftar posisi dan tingkatan struktural di lingkungan auditor dan auditee.
• Kolom data:
  • Position Code: Kode jabatan (contoh: POS-MGR-AUD, POS-STAFF-OPS).
  • Position Title: Nama jabatan (contoh: Internal Audit Manager, Senior Auditor, Branch Manager).
  • Department: Unit kerja naungan.
  • Level / Grade: Peringkat struktural.

Gambar 2.2: Halaman master jabatan struktural dan fungsional organisasi.

Pegawai (Staff / Employees)

• Menu: Organization Management > Staff (/organization-management/employees)
• Fungsi: Mengelola data profil pegawai auditor dan auditee yang memiliki akun login di sistem.
• Kolom data:
  • NIP: Nomor Induk Pegawai unik.
  • Full Name: Nama lengkap pegawai.
  • Email: Alamat email resmi untuk notifikasi sistem dan login.
  • Position: Pilihan jabatan dari master Positions.
  • Organization: Unit kerja asal pegawai.
  • Phone Number: Nomor telepon kontak.
  • User Account Link: Tautan ke akun pengguna dan peran (role) yang diberikan.

Gambar 2.3: Halaman master pegawai dan staf unit kerja terdaftar.

Proses Bisnis (Business Process)

• Menu: Organization Management > Business Process (/organization-management/business-process)
• Fungsi: Menyimpan katalog proses bisnis standar beserta risiko dan aktivitas pengendalian baku untuk pengujian audit.
• Kolom data:
  • Process Code: Kode proses (contoh: BP-FIN-01, BP-IT-03).
  • Process Name: Nama proses (contoh: Pengelolaan Kas, Manajemen Akses Server).
  • Organization Owner: Pemilik proses bisnis.
  • Description: Cakupan dan tujuan proses.
  • List of Controls: Daftar aktivitas kontrol yang wajib diuji saat audit berlangsung.

Gambar 2.4: Halaman master katalog proses bisnis dan daftar aktivitas kontrol.

---

2.3 Parameter Risiko

Menu Master (/master/*) menyediakan kriteria pengukuran risiko untuk tahap Perencanaan (ARA) dan penentuan severity temuan pada tahap Pelaksanaan.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
| MATRIKS TINGKAT RISIKO (RISK MATRIX 5x5)                                          |
+-------------------+---------------------------------------------------------------+
| KEMUNGKINAN       | TINGKAT DAMPAK (IMPACT)                                       |
| (LIKELIHOOD)      | 1: Insignificant | 2: Minor | 3: Moderate | 4: Major | 5: Catastrophic |
+-------------------+------------------+----------+-------------+----------+-----------------+
| 5: Almost Certain | Medium (5)       | High (10)| High (15)   | Crit (20)| Extreme (25)    |
| 4: Likely         | Low (4)          | Med (8)  | High (12)   | High (16)| Crit (20)       |
| 3: Possible       | Low (3)          | Med (6)  | Med (9)     | High (12)| High (15)       |
| 2: Unlikely       | Low (2)          | Low (4)  | Med (6)     | Med (8)  | High (10)       |
| 1: Rare           | Low (1)          | Low (2)  | Low (3)     | Low (4)  | Medium (5)      |
+-------------------+------------------+----------+-------------+----------+-----------------+

Kriteria dan Parameter Risiko (Risk Parameters)

• Menu: Master > Risk Parameters (/master/risk-parameters)
• Fungsi: Mengatur skala nilai 1 sampai 5 untuk probabilitas dan dampak (finansial, reputasi, regulasi, dan gangguan operasional).

Gambar 2.5: Halaman pengaturan kriteria dan parameter pengukuran risiko.

Tingkat Risiko (Risk Level)

• Menu: Master > Risk Level (/master/level-resiko)
• Fungsi: Mengatur rentang skor, kode warna, dan parameter frekuensi siklus audit (rentang audit) berbasis data riil database:
  • (1) Low (Skor 0.00 – 2.00): Risiko rendah, rentang siklus audit setiap 10 tahun.
  • (2) Low to Medium (Skor 2.01 – 2.50): Risiko rendah ke moderat, rentang siklus audit setiap 8 tahun.
  • (3) Medium to High (Skor 2.51 – 3.00): Risiko moderat ke tinggi, rentang siklus audit setiap 6 tahun.
  • (4) High (Skor 3.01 – 3.50): Risiko tinggi, rentang siklus audit setiap 4 tahun.
  • (5) Critical (Skor 3.51 – 10.00): Risiko kritikal, rentang siklus audit setiap 2 tahun. Wajib diprioritaskan dalam PKAT.

Gambar 2.6: Halaman konfigurasi 5 tingkat risiko dan interval siklus audit.

Kategori Risiko (Risk Category)

• Menu: Master > Risk Category (/master/risk-categories)
• Fungsi: Mengelompokkan jenis risiko:
  • Strategic Risk
  • Operational Risk
  • Financial & Reporting Risk
  • Compliance & Legal Risk
  • Information Technology & Cyber Risk

Gambar 2.7: Halaman master kategori risiko bisnis.

---

2.4 Taksonomi Temuan dan Template Audit

Kategori Temuan (Finding Categories)

• Menu: Master > Finding Categories (/master/finding-categories)
• Fungsi: Mengelompokkan area operasional temuan (contoh: Pengelolaan Kas, Pengamanan Aset, Kredit, Vendor).

Gambar 2.8: Halaman master pengelompokan kategori temuan.

Tipe Temuan (Findings Type)

• Menu: Master > Findings Type (/master/findings-type)
• Fungsi: Menetapkan sifat kelemahan:
  • Control Design Deficiency (SOP belum ada atau tidak memadai).
  • Control Operating Ineffectiveness (SOP ada tetapi tidak dijalankan).
  • Non-Compliance to Regulation (Pelanggaran terhadap regulasi eksternal).
  • Fraud / Misconduct (Penyimpangan yang disengaja).

Gambar 2.14: Halaman master tipe kelemahan dan sifat temuan audit.

Peringkat Temuan (Findings Rating / Severity)

• Menu: Master > Findings Rating (/master/findings-rate)
• Fungsi: Menetapkan 5 skala keparahan temuan (sesuai tabel rating_temuan) dan batas waktu penyelesaian standar:
  • 001 — Low: Penyempurnaan administrasi minor; target selesai sampai 90 hari.
  • 002 — Low To Medium: Kelemahan kepatuhan ringan; target selesai sampai 60 hari.
  • 003 — Medium: Kelemahan kontrol operasional moderat; target selesai 30 sampai 60 hari.
  • 004 — Medium To High: Kelemahan kontrol signifikan yang berpotensi meluas; target selesai 30 hari.
  • 005 — High: Pelanggaran regulasi berat atau potensi kerugian finansial material; target selesai 14 sampai 30 hari.

Gambar 2.9: Halaman master 5 tingkat keparahan rating temuan dan SLA penyelesaian.

Jenis Kegiatan Audit (Activity Types)

• Menu: Master > Activity Type (/master/activity-type)
• Fungsi: Mengelola tipe penugasan audit: Regular Operational Audit, Financial Audit, Information System Audit, Investigative Audit, dan Follow-up Audit.

Gambar 2.15: Halaman master jenis kegiatan dan tipe penugasan audit.

Template Program Audit (Program Template)

• Menu: Master > Program Template (/master/template-program)
• Fungsi: Pustaka prosedur audit baku yang dapat disalin ke dalam penugasan aktif tanpa mengetik ulang langkah kerja pengujian.

Gambar 2.10: Halaman pustaka template program audit dan langkah pengujian.

---

2.5 Kalender Hari Libur Perusahaan

• Menu: Settings > Public Company Holidays (/settings/public-company-holidays)
• Fungsi: Mendaftarkan hari libur nasional dan cuti bersama. Sistem secara otomatis mengeluarkan hari libur dari perhitungan hari kerja penugasan (mandays) dan tanggal jatuh tempo rekomendasi.

Gambar 2.11: Halaman kalender hari libur nasional dan cuti bersama perusahaan.

---

2.6 Hak Akses Peran (Access Permission)

• Menu: Settings > Access Permission (/settings/access-permission)
• Fungsi: Mengonfigurasi hak akses tiap peran terhadap menu dan tombol aksi (View, Create, Edit, Delete, Review, Approve, Export). Peran Auditee dibatasi hanya dapat mengakses penugasan unit kerjanya dan tidak dapat melihat KKA auditor.

Gambar 2.12: Matriks pengaturan izin hak akses peran pengguna (roles & permissions).

---

2.7 Matriks Persetujuan (Approval Configuration)

Superadmin mengonfigurasi pejabat peninjau (reviewer) dan penyetuju (approver) pada menu Settings > Approval (/settings/approval/*):

Dokumen	URL Path	Pejabat Penyetuju Standar
Pendaftaran entitas AAU	/settings/approval/audit-universe	Kepala Audit Internal (Chief Audit Executive)
Rencana kerja tahunan (AAP/PKAT)	/settings/approval/annual-audit-plan	Direksi dan Komite Audit
Penugasan audit khusus	/settings/approval/ad-hoc-audit	Kepala Audit Internal dan Direktur Utama
Persiapan penugasan dan Surat Tugas	/settings/approval/preparation	Manajer Audit / Pimpinan Tim
Penyelesaian pelaksanaan lapangan	/settings/approval/realization	Manajer Audit
Berita acara penutupan audit	/settings/approval/audit-closure	Kepala Audit Internal
Pengesahan penyelesaian rekomendasi	/settings/approval/monitoring	Ketua Tim Auditor / Supervisor
Pencatatan temuan audit eksternal	/settings/approval/external-audit	Kepala Audit Internal

Gambar 2.13: Halaman konfigurasi pejabat reviewer dan approver penugasan.

IMPORTANT

Konfigurasikan data master Pegawai, Organisasi, dan Matriks Approval sebelum membuat penugasan di modul Perencanaan. Jika pejabat approver belum didaftarkan, dokumen yang diajukan tidak dapat diproses.