STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) & PANDUAN WORKFLOW AUDITHINK V1

Sistem Informasi Manajemen Audit Internal Terintegrasi

---

1. PENDAHULUAN & TUJUAN DOKUMEN

Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Panduan Alur Kerja (Workflow) ini disusun sebagai pedoman operasional garis besar bagi seluruh pemangku kepentingan (stakeholder) internal audit dalam mengoperasikan aplikasi Audithink.

Apabila Manual Book (Bab 01 s.d. Bab 07) ditujukan untuk memandu teknis pengoperasian tombol, formulir, dan menu secara terperinci per halaman, maka dokumen SOP ini ditujukan untuk memandu:

1. End-to-End Business Process: Urutan kronologis pelaksanaan audit dari awal tahun hingga pemantauan tindak lanjut rekomendasi.
2. Actor & Role Responsibilities: Siapa melakukan apa (Who does What), siapa yang memverifikasi (Reviewer), dan siapa yang mengesahkan (Approver).
3. Prerequisite & Data Dependencies: Prasyarat data apa saja yang wajib tersedia di sistem sebelum suatu tahapan audit dapat dieksekusi.
4. Status Lifecycle & Gatekeeping: Aturan transisi status dan validasi sistem antar modul.

---

2. MATRIKS PERAN & TANGGUNG JAWAB (RACI MATRIX)

Aplikasi Audithink menerapkan prinsip pemisahan tugas (segregation of duties) berbasis peran (Role-Based Access Control) standar audit internal dengan pemetaan akun demo resmi:

No	Peran (Role)	Kode	Akun Demo Resmi	Cakupan Wewenang & Tanggung Jawab Utama
1	Superadmin	ADM	superadmin@audithink.com	Konfigurasi sistem, struktur organisasi, jabatan, pegawai, master proses bisnis (RCM), parameter risiko, dan template audit.
2	Kepala SKAI / SPI	KAD	kaspi@audithink.com	Pimpinan tertinggi audit internal (Head of Internal Audit). Memberikan pengesahan akhir (final approval) atas AAU, PKAT, KKA, Notisi, Audit Closure, LHA, dan Corrective Action.
3	Pengendali Teknis / Dalnis	DLN	supervisor@audithink.com	Supervisor audit (Reviewer Level 2). Menyusun AAU, menginput nilai risiko ARA, mengajukan PKAT (Propose as Plan), serta mereviu Notisi, Audit Closure, dan LHA.
4	Ketua Tim Audit	KTA	lead@audithink.com	Pemimpin penugasan audit (Reviewer Level 1). Mengelola surat tugas (Preliminary), mereviu KKA, memvalidasi Notisi & Audit Closure, menyusun draft LHA (Generate-Download-Upload), dan mereviu LHA.
5	Anggota Tim Audit	ATA	auditor1@audithink.com	Auditor pelaksana lapangan. Menguji kontrol (Risk Controls) pada KKA, memilih auditee terkait, mencatat Notisi Temuan 5C, berdialog dengan auditee, dan menginput rekomendasi Audit Closure.
6	Auditee (PIC Unit Kerja)	ADT	budi.santoso / indah.permatasari@audithink.com (pass: password123)	Pimpinan/staf unit kerja yang diperiksa. Memberikan respons atas notisi (Approve, Request Revise, Invalid Request), mengesahkan komitmen temuan (Open/Close), dan melaporkan bukti aksi korektif.

Matriks Keterlibatan Per Tahapan (RACI)

• R (Responsible): Pihak yang mengerjakan aktivitas secara langsung di sistem.
• A (Accountable): Pihak yang memegang otorisasi akhir / pengesahan (Approval).
• C (Consulted): Pihak yang direviu atau dimintai masukan teknis (Reviewer / Supervisor).
• I (Informed): Pihak yang menerima tembusan / notifikasi status akhir.

Siklus Audit	Tahapan Aktivitas	ADM	KAD	DLN	KTA	ATA	ADT
Tahap 0	Setup Master Data & Business Process (RCM)	R/A	I	I	I	I	I
Tahap 1	Registrasi Audit Universe (AAU)	I	A	R	C	I	I
	Penilaian Nilai Akhir Risiko (ARA)	I	I	R	C	I	I
	Propose as Plan & Form PKAT/AAP	I	A	R	C	I	I
	Preliminary / Surat Tugas (ST)	I	A	C	R	I	I
Tahap 2	Pengujian Risk Controls pada KKA	I	A	C	C	R	C
	Input Notisi Temuan 5C	I	I	I	C	R	C
Tahap 3	Respons Notisi (Approve/Revise/Invalid) & Dialog	I	I	I	C	R	R
	Reviu Notisi Berjenjang 3 Lapis	I	A	C	C	I	I
	Input Audit Closure (Rekomendasi, PIC, Due Date)	I	I	I	C	R	I
	Reviu Audit Closure Berjenjang 3 Lapis	I	A	C	C	I	I
	Auditee's Commitment (Update Open/Close)	I	I	I	C	I	R/A
Tahap 4	Penyusunan LHA (Generate-Download-Upload)	I	I	C	R	I	I
	Reviu LHA Berjenjang 3 Lapis	I	A	C	C	I	I
Tahap 5	Pelaporan Aksi Korektif & Unggah Bukti (CA)	I	I	I	I	I	R
	Pengesahan Bukti Tindak Lanjut (CA Review)	I	R/A	I	C	I	I

---

3. HIGH-LEVEL WORKFLOW LIFECYCLE (DIAGRAM UTAMA)

Berikut adalah bagan alir (flowchart) terpadu yang menggambarkan keseluruhan siklus audit internal di Audithink:

---

4. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR STEP-BY-STEP

---

TAHAP 0: SETUP MASTER DATA & ORGANIZATION MANAGEMENT (PRASYARAT)

0.1 Tujuan

Menyiapkan struktur kelembagaan organisasi, data personil, parameter risiko, template audit, serta Katalog Proses Bisnis dan Matriks Pengendalian Risiko (Risk & Control Matrix - RCM) yang menjadi landasan operasional penilaian risiko dan pengujian audit.

0.2 Pelaksana Utama

• Superadmin (dapat dibantu oleh Tim Metodologi / Lead Auditor untuk perumusan Proses Bisnis & RCM)

0.3 Modul dan Alur Kerja Organization Management (/organization-management/*)

Modul Organization Management adalah pilar operasional pembentuk tata kelola auditee dan proses bisnis dengan urutan alur kerja:

1. Pengelolaan Unit Organisasi / Auditee (/organization-management/auditees):
   • Registrasi hierarki unit auditable: Kantor Pusat/Direktorat -> Divisi -> Departemen -> Kantor Cabang (Branch/KCP).
   • Menentukan status aktif dan kategori unit kerja (Operasional, Bisnis, Pendukung/Support).
2. Pengelolaan Jabatan (/organization-management/positions):
   • Pemetaan nama jabatan struktural dan fungsional (misal: Kepala Divisi, Pemimpin Cabang, Auditor Eksekutif, Staf Operasional).
3. Pengelolaan Pegawai / Staff (/organization-management/employees):
   • Registrasi data induk pegawai (NIP, Nama, Email, Nomor Telepon, Jabatan, dan Unit Kerja Penempatan).
   • Data ini menjadi dasar pembentukan akun pengguna (User Account) dan penunjukan tim auditor.
4. Penyusunan Katalog Proses Bisnis & RCM (/organization-management/business-process):
   • Merupakan Risk and Control Matrix (RCM) korporasi yang disusun bertingkat:
     • Level 1 (Business Process): Nama proses bisnis utama (misal: Penyaluran Kredit Komersial, Pengelolaan Kas & Kliring, Pengadaan TI).
     • Level 2 (Sub-Process): Rincian aktivitas proses bisnis beserta penetapan unit kerja pemilik proses (Owner Auditee).
     • Level 3 (Risk Event / Peristiwa Risiko): Potensi kegagalan atau risiko inheren yang dapat terjadi, dilengkapi dengan kategori risiko (kategori_resiko_ids) dan indikator risiko.
     • Level 4 (Risk Control / Aktivitas Kontrol): Prosedur pengendalian mitigasi risiko yang wajib dievaluasi efektivitasnya oleh auditor.

0.4 Menu Terkait Modul Organization Management & Master

• Org. Management -> Organization (Auditees) (/organization-management/auditees)
• Org. Management -> Business Process (RCM) (/organization-management/business-process)
• Org. Management -> Positions (/organization-management/positions)
• Org. Management -> Employee (/organization-management/employees)
• Master Data -> Kriteria & Tingkat Risiko (/master/risk-parameters & /master/risk-level)
• Master Data -> Tipe & Kategori Temuan (/master/findings-type & /master/finding-categories)
• Master Data -> Template Program Audit (/master/program-template)

0.5 Validasi Sistem & Keterkaitan Lintas Modul (Gatekeeper)

• Keterkaitan ke Modul Planning (Tahap 1): Penilaian Risiko Tahunan (Annual Risk Assessment / ARA) mengambil entitas unit kerja dari Organization dan mengambil parameter risiko dari Business Process.
• Keterkaitan ke Modul Pelaksanaan (Tahap 2): Langkah audit dalam KKA secara langsung menguji efektivitas Risk Controls yang telah dipetakan pada Business Process.
• Integritas Penugasan: Surat Tugas tidak dapat diterbitkan apabila ketua/anggota tim audit belum terdaftar di modul Employee dan akun pengguna belum aktif di modul Settings -> User Accounts.

---

TAHAP 1: PERENCANAAN AUDIT TAHUNAN & PENUGASAN (PLANNING)

1.1 Tujuan

Menyusun dan mengelola semesta audit (Annual Audit Universe - AAU), melakukan penilaian risiko tahunan (Annual Risk Assessment - ARA), menyusun rencana audit tahunan (Annual Audit Plan - AAP), menerbitkan Surat Tugas resmi, dan menyiapkan Kertas Kerja Audit (Preliminary).

1.2 Prosedur Langkah demi Langkah

Tips Skenario Demo Cepat

Pada presentasi atau demonstrasi kilat (fast demo), tahapan peninjauan AAU (Review Audit Universe) oleh Kaspi dapat dilewati (TIDAK PERLU) karena sistem mengizinkan draf AAU langsung diproses ke tahap ARA untuk efisiensi waktu pengetesan.

1.3 Menu Terkait

• Planning -> Annual Audit Universe (AAU) (/planning/annual-audit-universe)
• Planning -> Annual Risk Assessment (ARA) (/planning/annual-risk-assessment)
• Planning -> Annual Audit Plan (AAP) (/planning/annual-audit-plan)
• Planning -> Preliminary & Surat Tugas (/planning/preliminary)

1.4 Validasi Sistem & Aturan Transisi

1. Aturan Audit Type: Penentuan tipe audit pada AAU berfungsi sebagai master tagging klasifikasi dan tidak mengubah konfigurasi bawaan kertas kerja.
2. Aturan ARA: Penilaian risiko berfokus pada pengisian skor/nilai akhir risiko unit audit. Parameter bobot risiko dikonfigurasi tersentral di menu Master Data.
3. Aturan Transisi AAP: Penugasan lapangan baru dapat dimulai setelah rencana audit disahkan (Approved) oleh Kepala Satuan Pengawas Intern (kaspi@audithink.com).

---

TAHAP 2: PELAKSANAAN AUDIT LAPANGAN / FIELDWORK

2.1 Tujuan

Melaksanakan pengujian kontrol operasional di lapangan melalui Kertas Kerja Audit (KKA) berdasarkan Risk Controls pada RCM, mengumpulkan bukti kerja pengujian, melakukan reviu berjenjang, dan mencatat fakta kelemahan pengendalian dalam bentuk Notisi Temuan.

2.2 Prosedur Langkah demi Langkah

2.3 Standar 5 Atribut Temuan Audit (Wajib Lengkap di Audithink)

Setiap pencatatan Notisi Temuan pada menu Audit Management -> Audit Finding Notice (/audit-management/audit-finding-notice) wajib memenuhi standar kelengkapan:

1. Kondisi (Condition): Fakta objektif yang ditemukan di lapangan (apa yang sebenarnya terjadi).
2. Kriteria (Criteria): Kebijakan, SOP, regulasi internal, ketentuan regulator (OJK/BI), atau standar profesi yang seharusnya dipatuhi.
3. Sebab (Root Cause): Mengapa perbedaan/kondisi tersebut terjadi (ketiadaan prosedur, kelalaian SDM, kelemahan sistem kontrol).
4. Akibat (Impact/Consequence): Potensi risiko finansial, kepatuhan, reputasi, operasional, atau hukum yang ditimbulkan.
5. Rekomendasi (Recommendation): Saran tindakan perbaikan konstruktif yang terukur, aplikatif, dan dapat ditindaklanjuti.

2.4 Menu Terkait

• Audit Management -> Audit Working Paper / KKA (/audit-management/audit-working-paper)
• Audit Management -> Review Working Paper (/audit-management/review-working-paper)
• Audit Management -> Audit Finding Notice (/audit-management/audit-finding-notice)

---

TAHAP 3: TANGGAPAN AUDITEE, REVIU BERJENJANG & AUDIT CLOSURE

3.1 Tujuan

Memberikan hak jawab kepada Auditee melalui 3 opsi respon, memfasilitasi dialog negosiasi bolak-balik antara auditor dan auditee, menjalankan reviu notisi berjenjang 3 lapis, menetapkan butir rekomendasi pada Audit Closure, serta mengesahkan komitmen tindak lanjut manajemen unit (Auditee's Commitment).

3.2 Prosedur Langkah demi Langkah

3.3 Menu Terkait

• Audit Management -> Auditee Response (/audit-management/auditee-response)
• Audit Management -> Review Finding Notice (/audit-management/review-finding-notice)
• Audit Management -> Audit Closure (/audit-management/audit-closure)
• Audit Management -> Review Audit Closure (/audit-management/review-audit-closure)
• Audit Management -> Auditee Commitment (/audit-management/auditee-commitment)

3.4 Validasi Sistem & Aturan Transisi

1. Aturan Respons Auditee: Auditee diberikan 3 pilihan aksi resmi:
   • Approve: Menyetujui fakta temuan dan substansi rekomendasi.
   • Request for Revise: Meminta perbaikan narasi, kriteria, atau data pendukung.
   • Invalid Request: Membantah validitas temuan disertai dokumen bukti sanggahan resmi.
2. Aturan Reviu 3 Lapis: Reviu notisi temuan dan audit closure harus melewati persetujuan bertingkat (Lead Auditor → Supervisor → Kepala SPI) sebelum data difinalisasi.
3. Penyusunan Audit Closure: Form penutupan audit diisi langsung oleh auditor pemeriksa (auditor1@audithink.com) dengan menetapkan butir rekomendasi, unit PIC, dan batas waktu penyelesaian (due date).

---

TAHAP 4: PELAPORAN HASIL AUDIT & PENGESAHAN LHA (REPORTING)

4.1 Tujuan

Menyusun Laporan Hasil Audit (LHA) formal melalui alur Generate-Download-Upload berkas bertanda tangan, menjalankan reviu laporan 3 lapis, dan mendistribusikan laporan resmi beromor ke manajemen puncak serta auditee.

4.2 Prosedur Langkah demi Langkah

4.3 Menu Terkait

• Reporting -> Audit Report (LHA) (/reporting/audit-report)
• Reporting -> Review Audit Report (/reporting/review-audit-report)

4.4 Validasi Sistem & Tingkat Approval

• Alur Fisik Dokumen: Proses pelaporan mengombinasikan otomasi sistem (generate data tabel temuan) dengan keabsahan dokumen formal (download draf, pembubuhan tanda tangan/paraf, dan unggah ulang berkas sah).
• Otorisasi 3 Lapis: LHA diverifikasi oleh Ketua Tim (lead@audithink.com), diselaraskan oleh Supervisor (supervisor@audithink.com), dan disahkan secara legal oleh Kepala SPI (kaspi@audithink.com).
• Injeksi Otomatis: Saat status LHA disahkan (Approved), seluruh rekomendasi dan PIC secara otomatis terdaftar di modul Monitoring Tindak Lanjut auditee.

---

TAHAP 5: PEMANTAUAN TINDAK LANJUT REKOMENDASI (CORRECTIVE ACTION)

5.1 Tujuan

Memantau realisasi komitmen perbaikan oleh manajemen auditee secara berkala, mengumpulkan bukti penyelesaian (evidence), memvalidasi kecukupan dokumen melalui reviu tindakan korektif (Corrective Action Review), dan menutup rekomendasi audit yang telah tuntas diselesaikan.

5.2 Alur Transisi Status Tindak Lanjut

5.3 Prosedur Langkah demi Langkah

1. Akses Dashboard Tindak Lanjut oleh Auditee:
   • Personil Auditee (indah.permatasari@audithink.com atau PIC unit) mengakses menu pemantauan rekomendasi.
   • Memilih butir rekomendasi yang akan dilaporkan penyelesaiannya.
2. Pelaporan Tindakan Korektif (Corrective Action):
   • Mengisi uraian tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan (Action Taken).
   • Mengunggah dokumen bukti pendukung material (memo dinas baru, SOP revisi, kuitansi perbaikan, notula pelatihan, dsb).
   • Memperbarui persentase capaian perbaikan (0% - 100%) dan mengirimkan berkas untuk reviu.
3. Reviu & Pengesahan Tindak Lanjut oleh Kepala SPI (Corrective Action Review):
   • Kepala SPI (kaspi@audithink.com) meneliti keabsahan bukti material yang dilampirkan.
   • Jika bukti memadai, Kepala SPI menyetujui pengajuan dan status rekomendasi resmi berubah menjadi Closed (Selesai).
   • Jika bukti belum cukup, berkas dikembalikan ke auditee dengan catatan perbaikan.

5.4 Menu Terkait

• Monitoring -> Follow Up Recommendation / Corrective Action (/monitoring/corrective-action)
• Monitoring -> Corrective Action Review (/monitoring/corrective-action-review)

4. Penetapan Status Akhir Temuan:
   • Selesai (Closed): Tindakan perbaikan telah diimplementasikan sepenuhnya dan bukti pendukung dinyatakan valid dan memadai.
   • Dalam Proses (In Progress): Tindakan perbaikan sedang berjalan namun belum tuntas atau bukti dokumen masih memerlukan perbaikan tambahan.
   • Belum Ditindaklanjuti (Open): Belum ada langkah konkret yang dilakukan oleh Auditee hingga melewati batas target waktu kesepakatan.
   • Tidak Dapat Ditindaklanjuti (Dropped): Terdapat perubahan struktur regulasi perundang-undangan nasional, penutupan unit kerja permanen, atau keputusan resmi dari Komite Audit/Direksi yang menyatakan risiko dapat diterima (risk accepted).

5.4 Menu Terkait

• Monitoring -> Rekomendasi & Temuan (/monitoring/rekomendasi)
• Monitoring -> Tindak Lanjut Rekomendasi (/monitoring/tindak-lanjut)
• Monitoring -> Verifikasi Tindak Lanjut (/monitoring/verifikasi-tl)

---

5. TABEL DEPENDENSI DATA ANTAR MODUL

Tabel di bawah ini menjelaskan syarat data masukan (input requirements) dan luaran (outputs) dari masing-masing siklus audit di aplikasi Audithink:

Modul / Siklus	Prasyarat Data Wajib (Input Dependency)	Output yang Dihasilkan	Modul Penerima Output
0. Org. Management & Master Setup	SK Struktur Organisasi & Kebijakan Manajemen Risiko	Master Auditees, Jabatan, Pegawai, Matriks RCM (Business Process, Sub-process, Risk Events, Risk Controls), Kategori Risiko, Template Audit	Planning (AAU & ARA) & Fieldwork (KKA)
1. PKAT	Master Auditee, Matriks RCM Aktif, Master Periode, Master Tim	PKAT Approved	Surat Tugas
2. Surat Tugas	PKAT Approved, Master Pegawai (Ketua & Anggota)	Surat Tugas (ST) Resmi & Tim Aktif	PKA & Pelaksanaan
3. PKA	Surat Tugas Aktif, Master Audit Template, Risk Controls dari Business Process	Daftar Langkah Kerja Audit (Audit Steps)	Audit Real (KKA)
4. KKA & Notisi	PKA Aktif, Data Pengujian Sampel Lapangan	Notisi Temuan Valid & Dokumen Bukti	Reviu Notisi & RATLR
5. RATLR	Seluruh Notisi Berstatus Approved & Ditanggapi	Matriks RATLR Final & BA Closing Meeting	Penyusunan LHA
6. LHA	RATLR Final, Berita Acara Closing Meeting	Dokumen LHA Final Terotorisasi (Approved)	Monitoring Tindak Lanjut
7. Monitoring TL	Rekomendasi dari LHA Final, Bukti dari Auditee	Status Temuan Selesai / Rekomendasi Closed	Pelaporan Komite Audit & Arsip

---

6. DAFTAR KENDALI KELAYAKAN SISTEM (PRE-FLIGHT CHECKLIST)

Sebelum melangkah ke siklus berikutnya, operator atau tim audit wajib memastikan seluruh indikator berikut telah terpenuhi (checklist pass):

[ ] TAHAP 0: PRE-CONDITION (ORGANIZATION MANAGEMENT & MASTER)
    [ ] Master Unit Organisasi (Auditees) telah terdaftar lengkap (Divisi, Departemen, Cabang).
    [ ] Data Jabatan (Positions) dan Pegawai (Employees) telah terhubung secara valid.
    [ ] Katalog Proses Bisnis (RCM) telah memiliki Sub-proses, Risk Events, dan Risk Controls yang terpetakan ke Owner Auditee.
    [ ] Seluruh auditor telah memiliki akun aktif dengan Role yang tepat pada Settings.
    [ ] Audit Template telah terisi langkah kerja pengujian kontrol teruji.

[ ] TAHAP 1: PLANNING
    [ ] Draft PKAT telah direviu oleh Pengendali Teknis (Dalnis).
    [ ] PKAT telah disahkan oleh Kepala SKAI.
    [ ] Surat Tugas telah mencantumkan Ketua Tim dan minimal 1 Anggota Tim.
    [ ] PKA telah digenerate dan didistribusikan kepada masing-masing pemeriksa.

[ ] TAHAP 2: FIELDWORK
    [ ] Berita Acara Opening Meeting telah diunggah.
    [ ] Seluruh langkah audit pada KKA telah diberi kesimpulan uji.
    [ ] Notisi temuan telah memuat 5 atribut lengkap beserta lampiran bukti.

[ ] TAHAP 3: RATLR & CLOSING
    [ ] Seluruh Notisi telah disetujui Pengendali Teknis.
    [ ] Auditee telah memberikan tanggapan resmi dan menunjuk Pejabat PIC.
    [ ] Target tanggal penyelesaian perbaikan telah disepakati bersama.
    [ ] Berita Acara Closing Meeting telah ditandatangani dan diunggah.

[ ] TAHAP 4: REPORTING
    [ ] Konsep LHA telah disusun mengacu pada matriks RATLR final.
    [ ] LHA telah disetujui oleh Pengendali Teknis pada reviu tingkat 1.
    [ ] LHA telah disahkan secara resmi oleh Kepala SKAI pada reviu tingkat 2.

[ ] TAHAP 5: MONITORING
    [ ] Rekomendasi telah terdaftar pada daftar pemantauan Auditee.
    [ ] Berkas bukti tindak lanjut telah diverifikasi oleh Ketua Tim / Auditor.
    [ ] Perubahan status temuan (Selesai/Belum Selesai) telah terdokumentasi rapi.

---

Dokumen SOP dan Panduan Alur Kerja Audithink ini berlaku sebagai standar operasional tata kelola pelaksanaan audit internal terintegrasi.